دستگاه های کپی در انواع مدل ها، برند و از همه مهم تر با قابلیت ها و کارایی های متفاوت در بازار موجود هستند. همه این ها کار خرید دستگاه کپی را دشوار خواهد کرد. با تکیه بر یک راهنمای جامع برای خرید فتوکپی، می توان بهترین و ایده آل ترین گزینه را متناسب با نیاز و نوع استفاده خریداری کرد.
دستگاه های کپی را می توان یکی از وسایل ضروری این روز ها در نظر گرفت که هر مرکز، اداره و سازمانی به آن نیاز دارد. در انتشاراتی ها و مراکز چاپ و پرینت دانشگاهی و آموزشی نیز وجود یک دستگاه کپی عالی و با کیفیت یک ضرورت غیر قابل انکار است. اما موضوعی که در این میان مطرح می شود، انتخاب یک مدل ایده آل متناسب با کارایی، نیاز و موارد استفاده از دستگاه مورد نظر است. تشخیص این که از میان این همه مدل و برند، چه مدلی برای کار شما ایده آل و مناسب است و این که چگونه و بر اساس چه معیار هایی باید یک ماشین کپی را خریداری کرد، موضوعی است که در بسیاری از موارد موجب سردرگمی مشتریان خواهد شد.
برای همین امر نیز داشتن یک راهنمای جامع جهت خرید دستگاه کپی می تواند به مشتریان این دستگاه ها کمک زیادی کند. بر این اساس کاربر می تواند معیار های مهم را در نظر گرفته و بر اساس موارد و نکاتی که در خصوص خرید فتوکپی اهمیت دارد و مطرح می شود، بهترین خرید را انجام دهد. هدف از این موارد، خرید دستگاهی مقرون به صرفه و با بهترین کارایی است. در ادامه این مبحث به بررسی نکاتی می پردازیم که در خصوص خرید این دستگاه ها باید در نظر داشت.
تغییرات دستگاه های کپی در گذر زمان
قبل از بررسی این که هنگام خرید دستگاه کپی چه موارد و نکاتی را باید در نظر داشت، بهتر است این موضوع را بدانیم که دستگاه های کپی در گذر زمان و متناسب با پیشرفت های صورت گرفته در حوزه تکنولوژی، چه تغییراتی داشته است. این دستگاه ها در گذشته و در نمونه های ابتدایی خود به صورت ماشین های آنالوگی در دسترس بودند. اما هم اکنون این دستگاه ها مدل های بسیار پیشرفته تری دارند که کار با آن ها به مراتب راحت تر از نمونه های قبلی است و امکانات بیش تری را در اختیار کاربران قرار می دهند.
دلیل این امر نیز دیجیتالی شدن دستگاه های کپی جدید تر است. این دستگاه ها امروزه بیشتر از یک دستگاه کپی ساده بوده و می توان از آن ها برای کارایی های دیگری اعم از اسکن، پرینتر و … استفاده کرد. حتی بعضی از این دستگاه های کپی به دستگاه فکس نیز مجهز هستند. این قابلیت ها به مراتب موجب تنوع بالا تر این دستگاه ها شده و کیفیت و کارایی های بهتری را در اختیار کاربران دستگاه های کپی قرار می دهند. این ها اولین نکاتی است که باید در زمان خرید دستگاه کپی در نظر داشت.
آشنایی با انواع دستگاه های کپی پیش از خرید
قبل از انتخاب و خریدن فتوکپی مناسب با کار خود باید با انواع دستگاه های موجود آشنا شد. جدای از بحث آنالوگی بودن دستگاه یا دیجیتالی بودن آن ها، این دستگاه ها در انواع مدل های سیاه و سفید، ماشین های کپی رنگی و سیاه و سفید و همچنین دستگاه های کپی چند کاره ای که علاوه بر کپی کار های اسکن، پرینت و فکس را نیز انجام می دهند، در بازار موجود هستند. هر کدام از این دستگاه ها، امکانات، قابلیت ها و مشخصات مخصوص به خود را دارد که همین موارد در هنگام خرید دستگاه کپی روی انتخاب نهایی تاثیر می گذارند.
برای مثال دستگاه های کپی که سیاه و سفید هستند، قطعا کارایی های کم تری دارند. این دستگاه ها تنها امکان کپی کردن اسناد را به صورت سیاه و سفید دارند و از این حیث برای کار های محدود تر و در مکان های کوچک تر مناسبند. در مقابل این دستگاه ها، ماشین های کپی رنگی هستند که قطعا قابلیت های بیش تری را در اختیار کاربران قرار می دهد. این دستگاه ها امکان کپی های بیش تری را دارند و به دلیل کیفیت بالای چاپ شان، می توان از آن ها برای سازمان ها و اداره های بزرگ تر استفاده کرد.
در نهایت نیز دستگاه های کپی چند کاره هستند که طیف وسیع تری از قابلیت ها و کارایی ها را برای کاربران فراهم می کنند. استفاده از این دستگاه ها می تواند یک انتخاب ایده آل برای کسب و کار های حرفه ای تر باشد. برای خرید دستگاه کپی مناسب باید تمامی مشخصات این دستگاه ها و تفاوت های آن ها را به دقت بررسی کرد و متناسب با نوع کاری که انجام می دهید، مدل ایده آل را انتخاب کنید.
خرید دستگاه کپی مناسب بر اساس بودجه و قیمت محصول
در کنار مدل ها و برند های متفاوتی که برای انواع دستگاه های کپی در بازار وجود دارد، عامل تعیین کننده و مهم دیگری که مطرح می شود، قیمت های متفاوت این محصولات و بودجه ای است که برای خرید محصول در نظر دارید. هر دستگاه بر اساس کارایی ها و امکاناتی که در اختیار کاربران قرار می دهد، قیمت متفاوتی دارد. برای این منظور قطعا در قدم اول باید میزان استفاده از دستگاه و موارد استفاده از آن را در نظر گرفت.
دستگاه های کپی سیاه و سفید قیمت به نسبت مناسب تری دارد. از طرفی اگر کارایی دستگاه برای شما اهمیت زیادی دارد، قیمت های متفاوتی نیز برای دستگاه های کپی رنگی وجود دارد. البته که این دستگاه ها نسبت به ماشین های کپی سیاه و سفید گران ترند. در نهایت نیز اگر به دنبال خرید دستگاه کپی همه کاره هستید، می توانید با پرداخت هزینه ای بیشتر یکی از دستگاه های چند کاره را انتخاب و خریداری کنید.
خرید فتوکپی بر اساس حجم کاری کاربران دستگاه
دستگاه های کپی یک سری تفاوت های دیگر نیز دارند. این تفاوت ها مربوط به سرعت کپی گرفتن آن ها، سایز برگه هایی که هر دستگاه می تواند کپی بگیرید ( برای مثال A4 یا A3 و … )، ظرفیت و تعداد کاست دستگاه کپی ( منظور تعداد برگه هایی که در آن قرار می گیرد و می تواند کپی بگیرد ) و تعداد برگه هایی که یک دستگاه می تواند در طول یک ماه کپی بگیرد، است.
تمام این موارد باید با توجه به نوع کار و میزان استفاده از دستگاه کپی در نظر گرفته شود. برای نمونه اگر هدف از خرید دستگاه کپی استفاده از آن در یک مرکز انتشاراتی است، مواردی همچون سرعت بالای کپی و ظرفیت بالای کاست دستگاه از موارد مهمی است که باید در زمان خرید به آن توجه کرد.
دستگاه های کپی مختلف، امکانات متفاوت
نکته دیگری که باید در خصوص راهنمای انتخاب و خرید دستگاه کپی به آن اشاره کنیم این است که هر دستگاه و هر مدل، یک سری امکانات و تجهیزات جانبی مختلف را در اختیار کاربران قرار می دهد. این امکانات در بسیاری از موارد می تواند موجب تسهیل کار با دستگاه، تسریع در انجام کار ها و افزایش کارایی دستگاه کپی شوند. بنابراین باید به این امکانات در دستگاه های مختلف توجه کرد و باز هم بسته به این که در چه مکان و موقعیتی قصد استفاده از ماشین کپی را دارید، یکی از آن ها را انتخاب کنید. از جمله امکانات دستگاه های کپی مختلف شامل موارد زیر می شود.
- مجهز بودن دستگاه کپی به امکان کپی دو رو؛ این مشخصه خصوصا برای مراکز انتشاراتی و چاپ اهمیت دارد.
- امکان تغییر در سایز تصاویر و اسنادی که قصد کپی گرفتن یا پرینت آن ها را دارید.
- مجهز بودن دستگاه به اسکنر، پرینتر و دستگاه فکس
- امکان شبکه کردن دستگاه کپی
- مجهز بودن دستگاه کپی به پورت های USB؛ هر چه این پورت ها بیشتر باشد، بهتر است.
- مجهز بودن دستگاه کپی به سیستم های ایمنی و وارد کردن رمز عبور برای استفاده از دستگاه؛ این امر خصوصا برای مراکز و سازمان هایی مناسب است که همزمان چندین نفر از دستگاه کپی استفاده می کنند. به این ترتیب تنها کاربرانی می توانند از آن استفاده کنند که رمز عبور را داشته باشند.
- مجهز بودن دستگاه کپی به قابلیت اسکن ADF
- مجهز بودن ماشین کپی به مرتب کننده های کاغذ در دستگاه
- مجهز بودن دستگاه کپی به مواردی از جمله منگنه کن یا سوراخ کن
این موارد و انواع امکانات و قابلیت های دیگری که در دستگاه های مختلف وجود دارد، می تواند تعیین کننده بهترین گزینه برای خرید دستگاه کپی باشند. البته قطعا هر چه امکانات دستگاه بیشتر و مجهز تر باشد، بودجه ای که برای خرید آن باید در نظر بگیرید نیز بیشتر خواهد بود.
سایز و اندازه دستگاه کپی
دستگاه های کپی بر اساس میزان امکانات و قابلیت هایی که دارند، در سایز ها و اندازه های متفاوتی نیز عرضه می شوند. اندازه های بزرگ تر قطعا کارایی های بیش تر، سرعت بالا تر و از همه مهم تر امکان انجام حجم بالاتر کاری را نیز فراهم می کند.
با این حال این موضوع به این معنی نیست که دستگاه بزرگ تر بهتر است. باید انتخاب سایز و اندازه دستگاه کپی بر اساس فضای در دسترس برای قرار دادن آن و حجم کار مورد نظر انجام شود. بنابراین برای خرید دستگاه کپی، اندازه های متفاوت آن را نیز باید در نظر گرفت.
توجه به میزان پشتیبانی محصول
همان طور که پیش از این نیز گفته شد، دستگاه های کپی موجود در بازار در مدل ها و برند های متفاوتی در بازار وجود دارند. این تنوع از سویی می تواند سردرگم کننده باشد و از سویی نیز می تواند دست خریدار را برای انتخاب باز کند. این تنوع رقابتی را در بازار ایجاد کرده که به نوبه آن برند ها به دنبال ارائه بهترین سرویس و پشتیبانی به کاربران هستند. بنابراین بهتر است مدلی را انتخاب کنید که بهترین سرویس های پشتیبانی را به شما ارائه دهند.
این سرویس ها هم در زمان خرید و نصب و راه اندازی دستگاه کپی ارائه می شود و هم در صورت بروز مشکل در دستگاه و نیاز به تعمیر آن ارائه خواهد شد. در دسترس بودن قطعات و وسایل جانبی، امکان تعمیر سریع و راحت و مواردی از این قبیل نیز در زمان خرید فتوکپی حائز اهمیت است.
میزان خرابی دستگاه‌ها بر اساس نظرات کاربران
با گذشت زمان و استفاده مستمر از هر دستگاه، احتمال خرابی و نیاز به تعمیرات افزایش می‌یابد. این مسئله در مورد دستگاه‌های کپی نیز صادق است، جایی که استهلاک قطعات، استفاده نادرست یا حتی کیفیت ساخت می‌تواند بر عملکرد آن‌ها تأثیر بگذارد. بنابراین، قبل از خرید دستگاه کپی، بررسی میزان خرابی آن بر اساس نظرات کاربران می‌تواند به شما کمک کند تا دستگاهی با عمر مفید و عملکرد پایدار انتخاب کنید.
از دیگر مسائلی که باید مد نظر قرار دهید، دسترسی به خدمات پس از فروش و تعمیرات است. مهم است که بدانید آیا برند دستگاه کپی شما پشتیبانی معتبر و سرویس‌دهی مطلوبی دارد و در صورت بروز مشکل، چگونه می‌توانید به راحتی از این خدمات استفاده کنید. همچنین، بررسی در دسترس بودن و راحتی تهیه مواد مصرفی مانند کارتریج و تونر از دیگر عوامل مهم در انتخاب دستگاه کپی مناسب است. این مواد باید به راحتی قابل دسترس باشند تا از صرف زمان و هزینه اضافی جلوگیری شود.
با توجه به تمامی این عوامل، انتخاب دستگاه کپی مناسب برای نیازهای شما بسیار حائز اهمیت است. نظرات کاربران و بررسی تجربه‌های آن‌ها می‌تواند اطلاعات مفیدی در خصوص قابلیت اطمینان و کارکرد دستگاه در اختیار شما قرار دهد.
انواع دستگاه کپی
دستگاه‌های کپی در انواع مختلفی تولید می‌شوند که هر کدام برای کاربردهای خاصی طراحی شده‌اند. برای انتخاب بهترین گزینه، آشنایی با این مدل‌ها ضروری است. در ادامه، به بررسی انواع دستگاه‌های کپی و ویژگی‌های هر یک می‌پردازیم.
۱. دستگاه کپی سیاه و سفید
این نوع دستگاه‌ها فقط از تونر مشکی برای چاپ استفاده می‌کنند و معمولاً در ادارات، مدارس و مراکز آموزشی کاربرد دارند. مدل‌های پیشرفته این دستگاه‌ها می‌توانند بیش از ۱۰۰ صفحه در دقیقه چاپ کنند. هزینه خرید و نگهداری آن‌ها نسبت به مدل‌های رنگی کمتر است، اما برای چاپ تصاویر رنگی مناسب نیستند.
۲. دستگاه کپی رنگی
دستگاه‌های کپی رنگی علاوه بر تونر مشکی، از سه رنگ دیگر (آبی، قرمز و زرد) برای چاپ اسناد و تصاویر رنگی استفاده می‌کنند. این مدل‌ها برای محیط‌های کاری که نیاز به چاپ بروشور، تصاویر گرافیکی و مدارک رنگی دارند، انتخاب مناسبی هستند.
۳. دستگاه کپی تحت شبکه
این مدل‌ها امکان اتصال به شبکه را دارند و چندین کاربر به‌طور همزمان می‌توانند از آن‌ها برای کپی، چاپ و اسکن استفاده کنند. این ویژگی باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری در دفاتر کاری می‌شود.
۴. دستگاه کپی چندکاره (MFP)
این دستگاه‌ها علاوه بر کپی، قابلیت پرینت، اسکن و فکس را نیز دارند و به دلیل چندمنظوره بودن، برای دفاتر و شرکت‌های کوچک گزینه‌ای ایده‌آل محسوب می‌شوند.
۵. پرینتر چندکاره با قابلیت کپی
این مدل‌ها نسخه کوچکتری از دستگاه‌های چندکاره هستند که بیشتر برای استفاده در منازل یا دفاتر کوچک طراحی شده‌اند. آن‌ها به دلیل قیمت مناسب و ابعاد کوچک، یکی از گزینه‌های پرطرفدار محسوب می‌شوند.
۶. دستگاه کپی رومیزی
دستگاه‌های کپی رومیزی طراحی جمع‌وجوری دارند و روی میز کار قرار می‌گیرند. آن‌ها معمولاً برای چاپ کاغذهای A4 و A3 مناسب هستند و در محیط‌های کاری کوچک استفاده می‌شوند.
۷. دستگاه کپی ایستاده
این مدل‌ها برای کسب‌وکارهای بزرگ و مراکز چاپ و تکثیر مناسب هستند. آن‌ها دارای سرعت چاپ بالا، ظرفیت کاغذ زیاد و قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند چاپ دو رو، مرتب‌سازی خودکار و تغذیه خودکار اسناد (ADF) هستند.
با توجه به نیاز و حجم کاری، می‌توان یکی از این مدل‌ها را انتخاب کرد تا بهره‌وری بیشتری در محیط کاری ایجاد شود.
چگونه می توان بهترین دستگاه کپی را انتخاب کرد؟
با توجه به موارد کلی ارائه شده در بالا نمی توان دقیقا یک مدل و یک سری مشخصات به خصوص را به عنوان بهترین گزینه برای خرید انتخاب کرد. برای خرید دستگاه کپی مناسب باید معیار های متعددی را در نظر گرفت. برای مثال ممکن است یک دستگاه از نظر قیمت مناسب باشد اما به نسبت میزان کاری که از دستگاه انتظار می رود و زمینه کاری، دستگاه مناسب شما نباشد.
در مقابل نیز ممکن است هزینه ای بیشتر و حتی در مواردی گزاف را برای خرید یک دستگاه کپی همه کاره بپردازید، اما شرایط و نوع کار شما به گونه ای باشد که این ویژگی ها و قابلیت ها برای شما کارایی چندانی نداشته باشد. در نتیجه با صرف هزینه ای بالا، استفاده ای از دستگاه نخواهید داشت. بنابراین چیزی که می تواند تعیین کند بهترین گزینه برای خرید فتوکپی چیست، بودجه، قیمت، کارایی و نوع استفاده شما از دستگاه کپی مورد نظر است.
